MAKASSAR, RAKYATSULSEL - Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sulawesi Selatan (Kanwil Kemenkumham Sulsel) menggelar rapat evaluasi inventarisasi arsip yang akan didigitalisasi dan dimusnakahkan, bersama Tim Pengawasan Kearsipan dan Perwakilan Tim Pelaksana Alih Media Arsip Permanen dan Digitalisasi Arsip Dinamis Kanwil, bertempat di Aula Bhinneka Tunggal Ika Kanwil Kemenkumham Sulsel, Jumat (25/08).
Rapat dipimpin Kepala Divisi Administrasi (Kadivmin) Indah Rahayuningsih, didampingi Kepala Bagian (Kabag) Umum Basir dan Kepala Subbagian (Kasubbag) Kepegawaian dan Rumah Tangga Andi Rahmat serta Tim Arsiparis dari Kanwil Kemenumham Sulsel.
Dalam sambutannya, mewakili Kepala Kantor Wilayah (Kakanwil) Liberti Sitinjak, Indah menyampaikan terima kasih kepada seluruh jajaran Tim Arsiparis Kanwil yang telah bersedia untuk menghadiri rapat ini sehingga seluruh pegawai mendapat kesempatan untuk membicarakan mengenai usulan arsip yang hendak dimusnahkan.
“Saat ini tepat di bulan Agustus (B08), kita masih menunggu pembentukan Surat Keputusan (SK) Tim Pemusnahkan Arsip. Sambil menunggu SK-nya turun, saya minta kepada bapak/ibu untuk mempersipakan pemusnahan arsip dengan cara mengetahui dan mengidentifikasi dokumen apa saja yang hendak dimusnahkan,” kata Indah.
Indah berharap melalui tahapan persiapan tersebut, pemusnahan arsip ini diharapkan dapat terciptanya tata kelola kearsipan di lingkungan Kemenkumham secara umum dengan tertib, efisien, dan tertata sesuai dengan aturan/kaidah kearsipan yang berlaku.
Pada kesempatan yang sama, Kabag Umum Basir mengapresiasi kepada jajaran Tim Arsiparis Kanwil yang telah mengikuti pengelolaan kearsipan yang dimulai dari tahap inventarisasi arsip, alih media arsip, dan ke tahap digitalisasi arsip beberapa waktu lalu. “Itu telah kita selesaikan sesuai dengan target kinerja yang ditetapkan. Telah kita laporkan juga kegiatannya sesuai tahapan dari target kinerja yang ditetapkan oleh Kemenkumham” kata Basir.
Basir kemudian meminta kepada seluruh Tim Arsiparis Kanwil agar dalam rapat ini, dapat menyamakan persepsi berkaitan dengan arsip di masing-masing divisi yang akan diusulkan pemusnahkan.
Senada dengan diatas, Kasubbag Kepegawaian dan Rumah Tangga Andi Rahmat mengajak seluruh jajaran Tim Arsiparis Kanwil untuk mempedomani Peraturan Menteri Hukum dan HAM (Permenkumham) No 54/2016 Tentang Perubahan Atas Permenkumham No 35/2013 Tentang Jadwal Retensi Arsip dan Prosedur Penyusutan Arsip di Lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Rahmat mengakui bahwa saat ini, sudah banyak arsip yang tersimpan di gudang Kanwil. Hal ini yang menyebabkan terjadi penumpukan dokumen arsip yang tentunya menjadi kesulitan bagi pihaknya untuk mengelolanya. Oleh karena itu, Rahmat meminta kerjasama seluruh Tim Arsiparis Kanwil bersama dengan Pemilik Dokumen Arsip untuk menginventarsir apakah dokumen arsip tersebut masih dipakai atau dimusnahkan.
Adapun untuk pelaksanaan teknis, Fitriani, salah satu pegawai dari Subbag Kepegawaian dan Rumah Tangga mengajak seluruh divisi untuk menginventarisasi arsip-arsip yang akan dimusnahkan. Selanjutnya, dilaporkan kepada Bagian Umum selaku Tim Kearsipan Kanwil untuk menilai bahwa berkas arsip tersebut siap dimusnahkan.
“Minggu lalu, kami berkoordinasi terkait pemusnahan arsip ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Pemprov Sulsel untuk petunjuk pelaskanaannya. Untuk pemusnahan arsip sendiri, harus menyesuaikan dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) baik fasilitatif maupun substansif yang diatur dalam Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). JRA tersebut telah kami kirimkan ke masing-masing divisi di Kanwil. Apabila di JRA arsipnya sudah dinyatakan inaktif dan ada keterangan dimusnahkan, itu bisa diajukan daftarnya ke Tim Kearsipan Kanwil.” jelas Fitriani. (*)
