MAKASSAR, RAKYATSULSEL - Proses Digitalisasi Arsip yang ada di Kantor Wilayah (Kanwil) Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham) Sulawesi Selatan (Sulsel), terus dimatangkan.
Hal ini disampaikan Kepala Divisi Administrasi Kanwil Kemenkumham Sulsel, Indah Rahayuningsih, saat memberi penguatan pada Pengelola Arsip, di Aula Kanwil Kemenkumham Sulsel, Senin (30/01).
Menurut Indah, saat ini digitalisasi arsip sudah sangat perlu dilakukan untuk mengikuti perkembangan teknologi, dimana dokumen arsip disalurkan dalam media elektronik.
Indah mencontohkan tata persuratan di Kemenkumham yang menggunakan fasilitas sistem informasi Sumaker (Surat Masuk Keluar).
Melalui penggunaan Sumaker ini, pimpinan dapat menentukan kebijakan arah tujuan surat tersebut dalam hal ini diteruskan, disposisi, dan lainnya.
Indah kemudian menjelaskan bahwa Arsiparis termasuk bagian Jabatan Fungsional (JF) sehingga siapapun yang menjabat menjadi JF Arsiparis memiliki peluang untuk mengumpulkan Angka Kredit (AK) lebih banyak.
Guna memenuhi kebutuhan JF Arsiparis di Kanwil Kemenkumham Sulsel, Indah memerintahkan Kepala Bagian Umum Basir, untuk mengadakan Uji Kompetensi bagi pegawai yang masuk penugasan pengarsipan guna mencetak pegawai yang kompeten dalam pengarsipan dokumen.
Indah menambahkan, pekerjaan arsiparis memang tidak mudah terutama tahap digitalisasi arsip yang memakan waktu lama. Ditambah faktor menumpuknya dokumen arsip.
Lebih jauh indah meminta kepada pengelola Kearsipan Kanwil Sulsel untuk melakukan penanganan arsip dengan tertib. Utamanya terkait dengan penghapusan dokumen arsip yang sudah memungkinkan untuk dilakukan penghapusan.
“Bicara proses penghapusan, kini penghapusan arsip harus ada saksi dari Tim BMN Pusat. Contoh jika kegiatan penghapusan arsip berkaitan dengan Keimigrasian, maka kita harus panggil saksi dari Tim BMN Keimigrasian,” jelas Indah.
Pada akhirnya, Indah menjelaskan bahwa pengerjaan arsip ini disamping amanat dari Undang-Undang (UU) 43/2009 tentang Kearsipan, juga termasuk bagian dari pemenuhan target kinerja.
“Usahakan seluruh divisi memiliki program dan harus dilakuan pemetaan arsip. Tentukan juga arsip mana yang akan dihapuskan dari B01 sampai B12,” pesan Indah kepada pengelola kearsipan.
Sementara itu, Kepala Bagian Umum Basir mengatakan pengelola kearsipan telah ada SKnya dari Kakanwil Liberti Sitinjak.
Berkaitan dengan digitalisasi arsip, Basir berpesan kepada seluruh pengelola arsip untuk melakukan inventarisasi berkaitan dengan arsip-arsip yang dianggap aktif/dinamis untuk dilakukan digitalisasi.
Hadir dalam bimtek ini Kepala Subbagian Kepegawaian Kanwil, Andi Rahmat dan seluruh Pengelola Arsip Kanwil Kemenkumham Sulsel. (*)
